Schlagwörter-Guide: So verschlagwortest du deine Bilddatenbank richtig

Lesezeit: 4 Minuten Autor: Thomas Veröffentlicht: Zuletzt aktualisiert:
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In einer Ordnerstruktur dauert die Bildsuche oft Stunden – mit einer Bildverwaltungssoftware und Schlagwörtern klappt’s in Sekunden. Aber nur, wenn die Auswahl der Tags passt. Wir zeigen, wie’s geht!

Wer viel mit Bildern und Mediendateien arbeitet, hat früher oder später zwangsweise mit einem ganzen Haufen Dateien zu tun. Wo sich eine überschaubare Menge noch lokal in Ordnern organisieren lässt, ist das Medienarchiv ab einem gewissen Umfang nur noch äußerst schwer handzuhaben.

Denn vor allem die Suche nach Bildern gestaltet sich mit so einer rein hierarchischen Ordnerstruktur schwierig, genau wie früher bei analogen Dias oder Fotoalben. Wer für die nächste Kampagne Bilder verschiedener Fotoshootings sichten muss, wird nicht drumherum kommen, alle Ordner manuell zu durchsuchen.

Die ultimative Lösung heißt Verschlagwortung: Jedes Bild erhält gewisse beschreibende Schlagworte, die sie in einer Bilddatenbank-Software auffindbar machen. Über eine Suchmaske geben Nutzer Suchwörter ein, zum Beispiel „banner, herbst kollektion, influencer“ woraufhin alle Dateien angezeigt werden, auf die diese Eingabe zutrifft. Oder eben „Peter“ und die Suche spuckt alle Fotos aus, die mit dem Tag bzw. dem Schlagwort „Peter“ versehen wurden.

Wofür wir in einem mittelgroßen Bildarchiv sicher ein bis zwei Stunden gebraucht hätten, benötigen wir mit der richtigen Software und Verschlagwortung nur wenige Sekunden. Ein Vorteil, der sich in Unternehmen übrigens noch ein ganzes Stück mehr auszahlt als beim Privatanwender, denn die Bildarchive in Firmen sind in der Regel deutlich umfangreicher und komplexer als das private Fotoalbum – und es greifen deutlich mehr Nutzer darauf zu.

Welche Software benötige ich, um meine Bilder zu verschlagworten?

Für den Privatanwender eignen sich zur Bildverwaltung kostenlose Programme wie Google Photos.

Im professionellen Umfeld sollen gleich mehrere Nutzer gleichzeitig auf die Bilddatenbank zugreifen und für deren Pflege verantwortlich sein. In Marketing-Abteilungen von Unternehmen wird daher häufig eine professionelle Bildverwaltung wie die Software von pixx.io eingesetzt. Die vereinfacht das Organisieren und Teilen der Inhalte sowie den gesamten Medien-Workflow massiv. Auch in dieser Software helfen manuell vergebene Schlagwörter zusätzlich, um Dateien schnell zu finden.Blog-Störer_ pixx.io testen 7

Medienarchiv verschlagworten: Regeln festlegen!

Ein Bildpool ist meist schon vorhanden, wenn der Entschluss zu einer Bildverwaltungssoftware fällt. Daher musst du wohl oder übel einmal in den sauren Apfel beißen und dir Gedanken über die Verschlagwortung der vorhandenen Inhalte machen. Dabei immer dran denken: Das zahlt sich am Ende aus!

Gerade wenn mehrere Nutzer mit einem Bildarchiv zu tun haben, sollten für die Auswahl und Vergabe von Schlagwörtern Regeln vergeben werden, zum Beispiel: Nomen nur im Singular verwenden (oder nur Plural). Die Suche nach „Pferd“ sollte alle Bilder mit Pferden liefern, egal ob nur eines oder eine ganze Herde darauf zu sehen ist.

Eine weitere Regel könnte sein, Spezialbegriffe zu vermeiden, im Falle des Pferdes also etwa nicht die Unterart zu verschlagworten. Wenn es sich nicht gerade um die Bilddatenbank eines Zoos oder dergleichen handelt, dürfte wohl kein Anwender auf die Idee kommen, nach Begriffen wie „Przewalski-Pferd“ zu suchen.

Wie bei der Detailebene der Begriffe zählt auch bei der Quantität der Schlagwörter: Weniger ist manchmal mehr: 1.000 Tags für ein Foto mögen gut gemeint sein und machen das Foto auch gut auffindbar, die Detailebene lässt sich jedoch kaum auf alle Medien im Archiv übertragen. Daher: Fokus auf wesentliche Schlagwörter!

Profi-Tipp: In smarten Tools wie dem Mediaspace von pixx.io kannst du einen Schlagwort-Katalog festlegen. Bestimmte Benutzer können dann nur aus dieser Liste auswählen, um Bilder zu verschlagworten. Das hilft vor allem in größeren Teams, damit immer die gleichen Begriffe verwendet werden und nicht einmal "Herbst-Kollektion" und beim anderen Kollegen "Herbst-Ware". 

Anlegen einer Schlagwortsammlung

Mache dir Gedanken darüber, welche Begriffe du für deine Bilder und Medien benötigst. Beginne ruhig erst einmal mit Überbegriffen – Urlaub, Reise, Feier, Stadt, Landschaft. Auch Zeitangaben wie Tag, Nacht, 2018, Winter, Sommer, können hilfreiche Schlagwörter sein.

Steigere dich langsam in die Detailebene: Griechenland, Strand, Meer, Flugzeug, Geburtstag, Berlin, Pflanzen, Wald, Baum, Schnee, Regen. Schaffe dir so eine gewisse gedankliche Hierarchie – beachte dabei aber die Regeln!

Wenn mehrere Anwender den gemeinsamen Medienpool nutzen, sollte die Schlagwortsammlung für alle bindend sein. Beim Anlegen / Upload neuer Bilder und Medien sollten nur Tags vergeben werden können, die sich bereits in der Schlagwortsammlung befinden. Neue Schlagwörter sollten überprüft und nur dann freigegeben werden, wenn sie ins Konzept der Sammlung passen.

Was ist mit Synonymen in der Verschlagwortung von Bilddateien?

Ein Stolperstein beim Verschlagworten sind Synonyme. Um diesen zu umgehen, kannst du dir in den Regeln bzw. im Wörterbuch deiner Software auf einen Begriff festlegen, zum Beispiel Auto statt Kfz oder Fahrzeug.

Jede gute Bildverwaltung enthält außerdem die Möglichkeit, Synonyme anzulegen – Bilder werden dann zwar mit „Auto“ verschlagwortet, allerdings auch mit der Suche nach Fahrzeug oder Kfz gefunden.

Metadaten für die Bilder-Suche nutzen

Metadaten sind im Grunde genommen kategorisierte Schlagwörter. Fotos kommen zum Beispiel schon mit einer ganzen Reihe Metadaten aus der Kamera: Da sind der Kamerahersteller, das Fabrikat sowie Blendenöffnungszeiten und andere Einstellungen festgehalten. Professionelle Bildverwaltungen wie pixx.io importieren diese Metadaten und überlassen dem User die Entscheidung darüber, welche Metadatenfelder wichtig sind und für die Suche indexiert werden sollen. Auch neue Felder lassen sich mit pixx.io anlegen: Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn man einen Fotografen, ein Model oder das Baujahr eines abgebildeten Gebäudes festhalten will.

Unternehmen profitieren von weiteren Funktionen

In Unternehmen wird täglich mit tausenden Mediendateien gearbeitet. Kein Wunder also, dass die Ansprüche an eine professionelle Bildverwaltung hier deutlich größer sind als die eines Privatanwenders. pixx.io bringt nicht nur Struktur und Ordnung ins Medienarchiv, das Tool sorgt auch dafür, dass der Medienpool jederzeit für alle Nutzer von überall aus verfügbar ist und dass Inhalte gezielt geteilt werden können. Das umfangreiche Lizenzmanagement zeigt immer gleich an, für welche Zwecke ein Bild genutzt werden darf und für welche nicht.

Die Software integriert das Bildarchiv in Drittsoftware der Adobe Cloud (Photoshop, InDesign, …), Microsoft Office und Content-Management-Systeme wie WordPress, lässt sich durch seine REST-API aber auch an jedes beliebige Drittsystem anbinden und somit den Medienworkflow weiter beschleunigen.

Nutzer können mit pixx.io zudem smarte Presse- und Medienportale erstellen und damit Inhalte für einen größeren Empfängerkreis bereitstellen – mit wenigen Klicks ist das Design an die CI oder Brand des Unternehmens oder eines Kunden angepasst.

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Thomas
Thomas

Als Games-Redakteur hat Thomas schon früh gelernt, spannende Texte SEO-konform zu schreiben. Das hat ihn letztlich auch zu pixx.io geführt, wo er schnell weitere Aufgaben im Digitalmarketing übernommen hat. Heute macht er Business Intelligence und kümmert sich um Prozesse. Privat ist er beim Zocken geblieben. Und wenn das Wetter schön und der Berg nicht zu groß ist, geht er auch mal wandern.

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