DAM veraltet? Wann du unbedingt umsteigen solltest!

Lesezeit: 6 Minuten Autor: Thomas Veröffentlicht: Zuletzt aktualisiert:
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Du hast bereits ein DAM-System im Einsatz? Vielleicht sogar schon seit einigen Jahren? Glückwunsch! Aber ist deine Software auch zeitgemäß oder zeigen sich schon erste Alterserscheinungen? Wir verraten, welche Funktionen ein DAM für einen nahtlosen Medienworkflow mitbringen sollte.

Digital Asset Management beschleunigt Medienworkflows in Unternehmen und Agenturen, macht die Arbeit mit Mediendateien flexibel, sicher und abteilungs- sowie standortübergreifend verfügbar. Kein Wunder also, dass viele Firmen quer durch alle Branchen auf Digital Asset Management bzw. Bild- und Medienverwaltungssoftware setzen.

Einige Unternehmen haben die Vorteile solcher Systeme bereits früh erkannt und organisieren ihre Dateien schon seit vielen Jahren damit. Doch die technische Entwicklung hat in den vergangenen Jahren Fahrt aufgenommen: Mediendateien werden selbst in extrem umfangreichen Mediensammlungen im Bruchteil einer Sekunden gefunden, Künstliche Intelligenz verschlagwortet Bilder selbstständig, Plugins und Schnittstellen integrieren das DAM und den Medienpool in jede benötigten Drittsoftware und verhindern damit lästige und zeitraubende Zwischenschritte.

Ein nahtloser Medien- und Marketingworkflow im Unternehmen ist das Ziel! Um das auch für dein Unternehmen sicherzustellen, solltest du dein DAM-System regelmäßig prüfen. Denn nicht jede Software macht vom technischen Fortschritt Gebrauch. Wir haben für dich wichtige Merkmale moderner Digital Asset Management Systeme sowie Medien- und Bildverwaltungssoftware zusammengetragen und verraten dir, worauf du bei der Wahl achten solltest. Erfüllt dein DAM-Software deine persönlichen Anforderungen an ein modernes System? Wenn nicht, solltest du einen Wechsel in Betracht ziehen.

Die Lösung für die Arbeit mit Mediendateien

DAM erleichtert die Arbeit mit digitalen Medien massiv. Das Grundprinzip ist dabei denkbar einfach: Jede Mediendatei liegt in einer Originaldatei zentral auf einem Server. Die zentrale Speicherung erlaubt die Zusammenarbeit im Team, abteilungs- und standortübergreifend.

Schlagwörter machen Mediendateien schnell auffindbar, wodurch das lästige und zeitraubende Durchsuchen von Ordnern, E-Mail-Postfächern und Messenger-Historys wegfällt. Auch die Suche nach der richtigen Version entfällt, da Bild- und Medienverwaltungen die Datei beim Herunterladen in puncto Dateiformat, Größe, Auflösung und Farbprofil wie gewünscht konvertieren und sogar einen eigenen Beschnitt zulassen. Wer ein DAM hat, lässt Zeiten voller Dateinamen wie _neu2, _neu3 und _neu-diesmalwirklichfinal hinter sich.

Ein weiterer großer Vorteil einer DAM-Software ist das kontrollierte Teilen von Mediendateien mit Kollegen, Kunden, Partnern oder der Presse. Ein paar Klicks und das Gegenüber hat Zugriff auf die freigegebenen Medien – allerdings nur soweit, wie du es zulässt. Wasserzeichensperre? Zeitlich beschränkte Verfügbarkeit? Nur in niedriger Auflösung? Alles kein Problem. Und was für größere Empfängerkreise gedacht ist, schaffst du einfach in ein schickes Medienportal, welches du im Nu erstellen – wahlweise öffentlich zugänglich oder passwortgeschützt.

User Experience

Ein sehr wichtiger und häufig vernachlässigter Punkt ist die User Experience einer Software. Die Zeit, die zum Beispiel neue Mitarbeiter mit der Einarbeitung ins System benötigen, sollte so kurz wie möglich sein, schließlich hast du besseres zu tun, als stundenlang Kollegen ins DAM einzulernen. Und als Einstellungskriterium die Erfahrung mit DAM xy anzugeben, geht eindeutig zu weit.

Funktionen sollten mit wenigen Klicks logisch erreichbar sein. Wer die Schritte zum Teilen einer Datei von einem Post-It ablesen muss, sollte definitiv über ein alternatives DAM nachdenken.

Nur Anbieter, die moderne Bediengewohnheiten berücksichtigen, können ein intuitiv und benutzerfreundlich designtes System anbieten, das jeder Nutzer sofort versteht.

Zur User Experience gehört auch die grafische Oberfläche der DAM-Software. Es ist zwar nicht essentiell, dass das grafische Design deiner Bild- und Medienverwaltung mit der Zeit geht, hat aber durchaus seine Vorteile. Eine schicke Oberfläche ist bei deinen Kollegen sicherlich beliebter als ein System, das an die Ordnerstruktur von Windows 95 erinnert.

Struktur

Apropos Ordnerstruktur: Moderne DAM-Systeme solltest du keinesfalls in ein Korsett zwingen, das du eigentlich gar nicht tragen willst. Wer Ordnerstrukturen nutzen will, soll sie nutzen können. Wer weg vom Denken in Ordnern und Kategorien will, soll seine Mediathek auf diese Weise organisieren können, zum Beispiel ausschließlich über Metadaten.

Alles dreht sich um die Metadaten

Metadaten sind essentiell. Und zwar nicht nur, um eine Grafik unter Zigtausenden möglichst schnell zu finden, sondern auch, um (bestehende) Workflows abbilden zu können.

In der Regel reichen ein paar Schlagwörter für die Beschreibung einer Mediendatei aus. Manchmal sind fest definierte Metadatenfelder allerdings sehr hilfreich: Als Verlag kannst du etwa Felder für Autor, Buchtitel oder ISBN-Nummer brauchen, als Architekt für den Ort und das Baujahr.

Metadaten solltest du daher möglichst flexibel einsetzen können. Gut wäre es zum Beispiel, wenn du Metadatenfelder selbst anlegen und bearbeiten können. Wenn du einstellen kannst, welche Metadaten für dein Unternehmen relevant sind, welche für die Suche indexiert und welche für wen bearbeitbar sind.

Für die Nutzung im Workflow ist auch ein Status-Management von Vorteil. Selbst definierte Status zeigen Nutzern sofort an, was Sache ist. Zum Beispiel: Ist ein Bild freigegeben oder noch in Bearbeitung? Du kannst die Status-Funktion auch nutzen, um Medien zu archivieren, etwa wenn Bilder zwar nicht mehr benötigt werden, für Recherchezwecke jedoch noch benötigt werden.

Lizenzen und Verträge unter einem Hut

In diesem Zusammenhang ist auch ein Lizenzmanagementsystem notwendig, das deine kompletten Medienlizenzen abbilden kann. Das heißt: Hinterlege deine Lizenzen, Model- und Propertyverträge und -releases, markiere deine prägnante Stellen und verknüpfe die Verträge mit deinen Medien. In einem guten DAM sehen Nutzer auf den ersten Blick, ob und wofür ein Bild genutzt werden darf.

Rechte und Rollen

In vielen Unternehmen ist ein Rechte- und Rollensystem notwendig, das sich auch in deine Bildverwaltungssoftware wiedergeben lassen muss: Welche Nutzergruppe hat welche Rechte und Zugriff auf welche Inhalte. Gute DAM-Software erlaubt dir, Zugänge und Rechte aus deinem Betriebssystem zu übernehmen, zum Beispiel LDAP und Active Directory.

Integrationen

In seinem Leben durchläuft ein Asset bzw. eine Mediendatei in der Regel viele Stationen, bis sie schließlich archiviert wird. Nach dem Shooting etwa die Post-Production, diverse Überarbeitungsrunden mit in der Grafik mit Photoshop, Platzierung in InDesign oder PowerPoint-Präsentationen, die Nutzung auf der Webseite, zum Beispiel mit CMS wie WordPress oder TYPO3. Die Integration deines DAM-Systems in die bestehende Softwareinfrastruktur deines Unternehmens ist enorm wichtig, damit der Medienworkflow nahtlos bleibt. Jeder Punkt, an dem du das DAM-verlassen musst, ist verschenkte Zeit und eine potentielle Fehlerquelle.

Wenn ein Grafiker eine Datei jedes Mal herunter- und dann wieder hochladen müsste, wenn er ein paar Änderungen durchführen will, sind die Vorteile einer Bildverwaltung schnell dahin. Achte daher auf verfügbare Integrationen, also zum Beispiel Plugins für die Adobe Cloud, Office und Content Management Systeme, damit du deine Medien direkt aus dem DAM-System laden und auch wieder dort abspeichern kannst. Eine Rest API macht dein Digital Asset Management Software noch wertvoller, denn diese Schnittstelle ermöglicht die Anbindung an jede beliebige Drittsoftware.

Dein DAM sollte auch eine Versionierungsfunktion haben: Ältere Varianten einer Mediendatei werden dabei in einem Stapel hinter der neuesten Version abgespeichert, sodass Nutzer jederzeit die Möglichkeit haben, sich einen früheren Stand anzusehen und diesen wieder herzustellen.

Performance und Suchgeschwindigkeit

Ist die Performance deiner DAM-Software noch genauso gut wie am ersten Tag oder zeigen sich mit zunehmendem Umfang deines Medienpools Müdigkeitserscheinungen? Kommt das System auch mit großen Dateien im Original und Videos in hoher Auflösung zurecht? Wird die Suche durch viele und große Dateien ausgebremst?

Die Performance einer DAM-Software hängt zum einen vom Code und zum anderen vom Server und der Datenanbindung ab. Clever programmierte Software stört sich nicht an riesigen Daten, gute Cloudlösungen setzen auf skalierbare und höchst performante Serversysteme in bestens angebundenen Serverzentren, damit auch plötzliche Rechen- und Trafficspitzen den Service nicht ins Schwitzen kommen lassen und sich ein Bild unter hunderttausenden genauso schnell finden lässt wie eines unter zehn.

Solltest du deine Medien noch so schnell wie am ersten Tag finden oder sogar schneller, ist das ein Indiz, dass dein DAM technisch auf der Höhe ist. Sind Wartezeiten beim Suchen inzwischen normal, solltest du nach einer anderen Bild- und Medienverwaltung Ausschau halten.

Künstliche Intelligenz für dein DAM

Überhaupt ist es wichtig, dass dein DAM mit der Zeit geht, dass technische Entwicklungen nicht verschlafen werden. Gute DAM-Anbieter haben eine ausführliche technische Roadmap, entwickeln regelmäßig neue Funktionen und arbeiten gleichzeitig an der Verbesserung bestehender Features.

Ein gutes Beispiel hierfür ist das Thema Künstliche Intelligenz. Die kommt etwa beim Autotagging zum Einsatz: Die Technologie kann dir die Zeit beim Upload massiv verkürzen, indem sie Bilder erkennt und entsprechend Schlagwörter vergibt. Das funktioniert bereits sehr gut, nur noch selten müssen unpassende Begriffe wieder gestrichen werden. Die AI lernt bei jedem Upload dazu, wird also mit jedem Mal besser.

Wann ist ein Wechsel notwendig?

Solltest du bei wichtigen Punkten in diesem Text laut „Ja!“ geschrien (oder gedacht) haben, gibt es vermutlich ein paar Punkte, die dein DAM nicht oder nicht ganz optimal erfüllt. Spätestens dann solltest du sich auf die Suche nach Alternativen machen.

Natürlich ist ein Wechsel zu einem Medien- und Bildverwaltungssystem, das besser zu dir passt, mit Aufwand verbunden. Schließlich muss der komplette Medienpool umgezogen werden, genauso wie Nutzer, Rechte und bestehende Metadaten. Spreche daher vorher mit den Anbietern, die dir beim Umzug sicherlich gerne behilflich sind.

Thomas
Thomas

Als Games-Redakteur hat Thomas schon früh gelernt, spannende Texte SEO-konform zu schreiben. Das hat ihn letztlich auch zu pixx.io geführt, wo er schnell weitere Aufgaben im Digitalmarketing übernommen hat. Heute macht er Business Intelligence und kümmert sich um Prozesse. Privat ist er beim Zocken geblieben. Und wenn das Wetter schön und der Berg nicht zu groß ist, geht er auch mal wandern.

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