Beste Bildverwaltung

Lesezeit: 6 Minuten Autor: Thomas Veröffentlicht: Zuletzt aktualisiert:
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Das tägliche Chaos mit unendlich vielen Mediendateien geht dir auf den Senkel? Keine Ahnung, unter welchem Namen und wo die aktuelle Version eines Bildes abgespeichert ist? Dann ist es höchste Zeit, sich ein professionelles DAM System zuzulegen! Doch welche ist die beste Bildverwaltungssoftware? Und was muss sie können? Das erfährst du hier!

Bildverwaltung ist zentral und ortsunabhängig

Was erwarten wir denn grundsätzlich von unserem Digital-Asset Management (DAM) System? Klar, es soll unsere Medien schnell, einfach und übersichtlich abspeichern. Damit ein kontinuierlicher Workflow möglich ist, müssen die Dateien überall und zu jeder Zeit abrufbar sein. Damit das möglich ist, muss das Bildverwaltungssystem die Medien mit maximaler Auflösung in Originalversion zentral sichern. Die gesammelte Speicherung erlaubt die Zusammenarbeit im Team, abteilungs- und standortunabhängig. Nutzer können jederzeit von überall aus auf den Medienpool zugreifen. Genauso wie Externe: Beispielsweise Fotografen, die die Bilder direkt nach dem Shooting in die Cloud schicken, Grafiker, die die Dateien bearbeiten oder Content-Manager, die sie auf der Website platzieren.

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DAM als Cloud und Server Lösung

Bildverwaltung ermöglicht internes und externes Teilen

Wer kennt es nicht? Das eine Bild hat der Kollege per Mail teilen wollen, ist aber irgendwo unauffindbar im Spam gelandet. Ein anderes Bild leidet unter schlechter Qualität, weil es über Slack gesendet wurde. Zu allem Überfluss will der Chef die PowerPoint Präsentation für das nächste Meeting jetzt gleich noch haben. Die blöde Datei ist für den E-Mail Anhang aber viel zu groß. Du bist genervt, der Tag ist ruiniert.

Ein gutes Bildverwaltungssystem ist die Lösung. Es ermöglicht dir, Medien in der gewünschten Größe mit nur wenigen Klicks intern sowie extern zu teilen. Dazu musst du keine extra Mail verschicken oder eine Ablage erstellen: Zu teilende Kollektion innerhalb des DAM Systems auswählen, E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben und schon wird ein Link zu den freigegebenen Inhalten generiert. Richtig gute Softwares gehen sogar noch einen Schritt weiter: Wasserzeichen, limitierte Verfügbarkeit, geringe Auflösung etc. ermöglichen es dir, die Bilder kontrolliert und abgesichert weiterzuleiten. Hast du jedoch eine besonders große Zielgruppe mit Bildern zu versorgen, muss das DAM System deiner Wahl auch dafür eine Lösung haben. Beispielsweise durch die Erstellung eines Presseportals für Journalisten oder eines Händlerportals für Händler – entweder öffentlich oder passwortgeschützt zugänglich.

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internes und externes Teilen mit wenigen Klicks 

Bildverwaltung heißt Integration

Der Lebensweg einer Mediendatei ist kein kurzer. Sie wird zum Beispiel beim Fotoshooting erstellt, in der Adobe Cloud bearbeitet, in einer PowerPoint Präsentation verwendet, über CMS wie WordPress oder TYPO3 auf die Website eingepflegt und irgendwann letztendlich archiviert. Damit dieser Workflow auch innerhalb des Bildverwaltungssoftware abgebildet werden kann, muss es sich nahtlos integrieren können. Wenn ein Grafikdesigner die gewünschte Datei immer erst herunterladen und dann wieder hochladen muss, um ein paar Änderungen vorzunehmen oder das Format beim Integrieren jedes Mal händisch anpassen muss, dann kann man das DAM auch gleich in die Tonne treten. Passt beim Kauf darauf auf, welche Plugins und Integrationen es gibt. Zum Beispiel für die Adobe Cloud (Photoshop, InDesign, Illustrator, …), Office oder dein Content Management System. Um jedoch in der Kategorie „beste Bildverwaltung“ zu gewinnen, solltest du Software ebenfalls eine REST API besitzen: Diese Schnittstelle ermöglicht es dir, jede beliebige Third-Party Software zu verknüpfen.

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Integration und Plugins für CMS, Adobe und Microsoft Office

Bildverwaltung managt Zugriffe, Rechte und Lizenzen

Welcher Mitarbeiter hat welche Rechte und damit Zugang zu welchen Inhalten? Und welche Datei darf überhaupt veröffentlicht werden? Wie sollen deine Kollegen diese Informationen erhalten?

Eine gute Bildverwaltungssoftware bietet dir deswegen den Access auf ein Rechte- und Lizenzmanagementsystem, mit dem du den Zugriff auf die Inhalte beliebig und individuell einschränken und Bildlizenzen sowie Model- und Property-Releases direkt in den Metadaten hinterlegen kannst. Somit ist professionelles und rechtsicheres Arbeiten möglich, da jeder Mitarbeiter nur noch genau die Medien sieht, die er benötigt und verwenden darf.

Bildverwaltung erstellt eine Versionshistorie

Aus Versehen eine Bilddatei durch eine neue Version überspeichert? Kein Problem mit einem DAM System! Ältere Varianten einer Datei werden in einem Stapel hinter der neuesten Dateiversion gespeichert, damit User auch später noch Zugriff auf die vorherigen Varianten haben und damit ihnen immer gleich die aktuellste Dateiversion zur Verfügung steht. Dein Bildverwaltungssystem sollte zudem eine Versionierung verschiedenster Dateiformate anbieten, damit auch bei der Bearbeitung mit Drittsoftware wie Photoshop, Illustrator, InDesign, Word oder PowerPoint ein sauberer Stapel entsteht.

Bildverwaltung verschlagwortet Bilder automatisch

Keywörter erleichtern dir das Organisieren und Durchsuchen deiner Bilddateien. Gute DAM Systeme können Schlüsselwörter beim Upload automatisch vergeben und lassen dich die Medien über eine smarte Suchfunktion im Bruchteil einer Sekunde wiederfinden. Ein paar Keywörter reichen meist aus, um eine Mediendatei ausreichend zu beschreiben. Manchmal sind jedoch gerade die sehr spezifischen Metadatenfelder besonders hilfreich – und die sind für jeden sehr unterschiedlich. Als Publisher braucht man wahrscheinlich das Feld Autor, Buchtitel oder ISBN-Nummer. Als Architekt eher den Standort und das Baujahr. Deswegen ist es wichtig, dass deine Bildverwaltung dir die Möglichkeit gibt, die Metadatenfelder so flexibel einzusetzen, wie du es benötigst. Einen weiteren Pluspunkt gibt es, wenn du die Felder selbst erstellen und bearbeiten kannst. Dabei sollest du auch einstellen können, welche Metadaten für die Suche verwendet werden und wer die Felder bearbeiten darf.

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Schlagwortsuche ermöglicht ein schnelles Finden von Bilddateien

Bildverwaltung ermöglicht Download in gewünschter Qualität und Format

Ein Bildverwaltungssystem ist ein Rundum-Sorglos-Paket. Beim Herunterladen werden die Medien immer in der richtigen Größe, Format, Auflösung und Farbprofil konvertiert, damit sie problemlos im Dokument platziert werden können – sogar Transparenzen bleiben erhalten! Nach Lust und Laune des Nutzers ist natürlich ebenso eine eigene Bildabmessung wählbar.

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Download der Bilder in verschiedenen Formaten wie png,-jpg oder tiff

Bildverwaltung ist benutzerfreundlich

Was wäre nerviger, als jeden neuen Mitarbeiter stundenlang in das DAM System einzuarbeiten? Noch schlimmer: Alteingesessene Kollegen müssen jedes Mal von einer kleinen Sticky Note ablesen, wie sie eine Datei hochladen können. Benutzerfreundliches Arbeiten sieht anders aus!

Funktionen der Bildverwaltung müssen unbedingt logisch benutzbar und Bilder intuitiv organisierbar sein. Eine übersichtliche und moderne Oberfläche garantiert ein schnelles Zurechtfinden innerhalb der Software. Wenn wir schon von Struktur sprechen: Moderne DAM Systeme sollten dich niemals in ein Korsett zwingen, das du gar nicht tragen willst. Wer Ordnerstrukturen oder Detailansichten angezeigt bekommen möchte: Bitteschön. Kein Problem. Doch lieber Medienansicht im großen Format? Voilà. Wie du willst. Das macht das beste Bildverwaltungssystem aus.

Besonders hilfreich ist es, wenn das Bildverwaltungssystem eine Stapelverarbeitung bietet. So können beim Upload mehrerer Bilder allen die gleichen Schlagwörter vergeben werden. Oder beim Bearbeiteten vieler Dateien, beispielsweise beim Wählen eines personalisierten Beschnitts, werden die Änderungen an allen Medien gleichzeitig vorgenommen.

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Die Bildverwaltung ist intuitiv und benutzerfreundlich

Bildverwaltung bietet Sicherheit

Das beste Bildverwaltungssystem hat auch ein ausgearbeitetes Sicherheitskonzept. Datenbestände sollten täglich gesichert werden und für einen bestimmten Zeitraum wieder verfügbar sein, um dich vor Datenverlust zu schützen. Um herauszufinden, ob die Software den höchsten Sicherheitsstandards entspricht, sollte der Anbieter interne und externe Security-Tests sowie Blackbox- und Whitebox-Testings durchführen. Datenübertragung muss unbedingt SSL-verschlüsselt stattfinden. Pro-Tipp am Rande: Deutsche Serverstandorte garantieren auch die Einhaltung der DSGVO.

Bildverwaltung heißt Support

Super: Du hast ein funktionierendes DAM System erworben! Nicht so super: Das System zickt rum, du bist mit deinem  Latein am Ende. Richtig blöd: Keine Spur vom Support durch den Anbieter.

Technische Fragen, Probleme, Anregungen und Wünschen kommen aber immer auf. Deswegen macht auch nur ein Provider Sinn, der dir Support on-the-spot, freundlich, kompetent und zuverlässig anbieten kann. Eine gute Dokumentation in Form eines ausführlichen Helpcenters bietet ebenfalls schnelle Hilfe.

Wir kommen daher zum folgenden Fazit:

Die beste Bildverwaltung speichert die Medien zentral ab, damit sie ortsunabhängig verfügbar sind. Dadurch wird internes und externen Teilen zum Kinderspiel. Das System lässt Plugins und Schnittstellen zu und kümmert sich gleichzeitig um die Zugriff- und Rechteverwaltung sowie das Lizenzmanagement. Die Bildverwaltungssoftware erstellt eine Versionshistorie und teilt den Medien automatisch Keywords zu. Downloadmöglichkeiten sind komfortabel, die Software ist benutzerfreundlich, arbeitet nach höchsten Sicherheitsstandards und bietet erstklassigen Support!

Und? Welches System erhält deiner Meinung nach den Titel „Die Beste Bildverwaltung“?

Thomas
Thomas

Als Games-Redakteur hat Thomas schon früh gelernt, spannende Texte SEO-konform zu schreiben. Das hat ihn letztlich auch zu pixx.io geführt, wo er schnell weitere Aufgaben im Digitalmarketing übernommen hat. Heute macht er Business Intelligence und kümmert sich um Prozesse. Privat ist er beim Zocken geblieben. Und wenn das Wetter schön und der Berg nicht zu groß ist, geht er auch mal wandern.

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